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holray:maintain_users [2022/02/14 14:09] – rachelholray:maintain_users [2022/03/03 09:52] (current) – [Add New User] siray
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-Maintain Users.+====== Maintain Users ======
  
-This is where you set up the user accounts for your system. Holray is a super user. This means we have access to your system and the back end code for it.  
  
-You can search for a user quickly using the search options at the top of the page (in yellow).You can also search quickly using the alphabet buttons.  +This is where you set up the user accounts for your system. Holray is a //Super User//. This means we have access to your system and the back end code for it.  
-By clicking the Kill Active Session you can stop immediately all current access.+ 
 +You can search for a user quickly using the search options at the top of the page (in yellow).You can also search using the alphabet buttons. See below:- 
 + 
 +{{ :holray:maintainuser2.png?direct |}} 
  
 There are quite a few authority levels for your users, as you may want to have a more restricted access to the system for some users, i.e. your booking staff will need to see more details than your workshop staff. Always think about GDPR (General Date Protection Regulations) when setting authority levels as you only want to give necessary access.  There are quite a few authority levels for your users, as you may want to have a more restricted access to the system for some users, i.e. your booking staff will need to see more details than your workshop staff. Always think about GDPR (General Date Protection Regulations) when setting authority levels as you only want to give necessary access. 
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 Each and every user will need their own login and individual email address. Where you use a generic email address for your booking office (bookings@ for example) each user can use their own personal email address, for if and when they forget their logins. It is an extra security measure, and allows you to see who has done what. Each and every user will need their own login and individual email address. Where you use a generic email address for your booking office (bookings@ for example) each user can use their own personal email address, for if and when they forget their logins. It is an extra security measure, and allows you to see who has done what.
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 +----
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 +===== Edit Exisiting User =====
  
 To edit an existing user, click on their record and edit or delete. To edit an existing user, click on their record and edit or delete.
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 +===== Add New User =====
  
 To add a new user, click the blue New User button. To add a new user, click the blue New User button.
-Details are case sensitive. You can only set a user to be the same level as you, or below. You cannot give a level above yourself (so do not change yourself from Administrator as once you change down, you cannot change back up!). The highest level you can set is Administrator. Then it is Accounts user (they have access to accounts and can see pretty much the same as you), Bookings Admin, Bookings User and finally Agent. When setting your users up, log in using their settings to see what they can access to decide on their levels. You may change your mind as you get more used to the system.  
  
-Auth Level.  +{{ :holray:maintainuser1.png?direct |}}
-The table below shows you what the levels can and cannot do and see. We, as Holray, are super users and have the highest level. This enables us to do all sorts of things that you really do not want to have to do i.e. restore snapshots, apply patches etc. The next level will be for managers. You cannot set an auth level higher than your own.   +
-The read only box will vary what a user can see, for example, if read only is checked, the user will not be able to see the Maintain Units tab, whatever auth level they are (the X means they cannot see the item). +
-If there is a variation to the menu items that you want your user to see/do, let us know, as we can override the standard as necessary. +
-Y on the table below means that they can do or see the applicable menu, a line means they cannot.+
  
 +A box will open and you can start to create your users.
  
-Parent-menu (tab) Menu                                          Super-User Admin Accounts-User Bookings-Admin Bookings-User Super-Agent Agent If Read-only ticked… +{{ :holray:maintainusers3.png?direct |}}
- System      System settings                                Y          -      -              -              -              -            -      Y          +
- System      DB Errors                                      Y          -      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Patch log                                      Y          -      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Maintain companies                            Y          Y      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Maintain locations                            Y          Y      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Maintain agents                                Y          Y      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Maintain VAT table                            Y          Y      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Maintain hire elements                        Y          Y      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Maintain offices                              Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- System      Maintain users                                Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- System      Maintain auto-notes                            Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- System      Maintain label types                          Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Pricing      Maintain price periods                        Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Pricing      Maintain prices (Scroll)                      Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Pricing      Maintain insurance breaks                      Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Pricing      Maintain waivers deposits & midweek discounts Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Pricing      Maintain extras                                Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Pricing      Discount groups                                Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Pricing      Discount plans                                Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Pricing      Maintain location dates                        Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Latelink    Maintain Latelink discounts                    Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Latelink    Run Latelink updater                          Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Units        Maintain units                                Y          Y      Y              Y              Y              Y            -      X          +
- Units        Maintain features                              Y          Y      Y              Y              Y              Y            -      X          +
- Customers    Maintain customer data                        Y          Y      Y              Y              Y              -            -      Y          +
- Customers    Maintain advertising sources                  Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Customers    Maintain lists                                Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Customers    Mailing list & labels                          Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Customers    Customer de-duplicator                        Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Customers    Source analysis                                Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Customers    Import Customers                              Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Customers    View Mail Queue                                Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Prices By Unit                                Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Arrival Certs/Reminder Letters                Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Arrivals/Reminder Labels                      Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Balances Outstanding                          Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Credit Card Balances Due                      Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Payments Received                              Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Expired provisionals                          Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Extras report *NEW*                            Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Booking movements (NEW)                        Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Unit reports (NEW)                            Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Departures/Returns                            Y          Y      Y              Y              Y              -            -      Y          +
- Reporting    Bookings                                      Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Booking summary                                Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Bookings by user                              Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Occupancy                                      Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Available units (NEW)                          Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Reporting    Accounts                                      Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Accounts    Sales Report                                  Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Accounts    Advance Tariff Reports                        Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Accounts    Allocation Reports                            Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Accounts    Debtors Report                                Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Accounts    Weekly Comparative report                      Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Accounts    Reconcile payments                            Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Accounts    Aged Debtors                                  Y          Y      Y              Y              Y              -            -      Y          +
- Bookings    Chart view                                    Y          Y      Y              Y              Y              Y            Y      Y          +
- Bookings    Check availability                            Y          Y      Y              Y              Y              Y            Y      X          +
- Bookings    Maintain bookings                              Y          Y      Y              Y              Y              Y            Y      Y          +
- Bookings    Failed web bookings                            Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Bookings    Summary Screen                                Y          Y      Y              Y              Y              -            -      X          +
- Bookings    Web Testing                                    Y          Y      -              -              -              -            -      Y          +
- Bookings    Web Availability Samples                      Y          Y      -              -              -              -            -      Y          +
- Bookings    Fuel/deposit refunds                          Y          Y      Y              Y              Y              -            -      Y          +
- Files        File Manager                                  Y          Y      Y              Y              -              -            -      Y          +
- Files        Document Manager                              Y          Y      Y              Y              -              -            -      X          +
- Files        Remote Support                                Y          Y      Y              Y              Y              Y            Y      Y          +
- System      Maintain system messages                      Y          Y      -              -              -              -            -      X          +
- System      Restore snapshots                              Y          -      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Manage Git Revisions                          Y          -      -              -              -              -            -      Y          +
- System      Maintain user menus                            Y          -      -              -              -              -            -      Y         +
  
 +Details are case sensitive. You can only set a user to be the same level as you, or below. You cannot give a level above yourself (so do not change yourself from Administrator as once you change down, you cannot change back up!).
  
 +**Auth Level** = The highest level you can set is //Administrator//. Then it is //Accounts user// (they have access to accounts and can see pretty much the same as you), //Bookings Admin//, //Bookings User// and finally //Agent//. 
  
 +//When setting your users up, log in using their settings.This way, you can see what they do / don't have access to. If needs be, you can then alter their user setting accordingly//
  
-If the user is an agent, set which agent it is.+**Agent** = If the user is an agent, set which agent it is.
  
-You can set users to have access to all locations, or just a selected few. Click and highlight all locations that apply.+**Locations** = You can set users to have access to all locations, or just a selected few. Click and highlight all locations that apply.
  
-The office will be the head office base in most cases, as set under mainatin Offices.+**Office** = The office will be the head office base in most cases, as set under mainatin Offices.
  
 There are a set number of additional options for your users, it depends entirely on what you would like them to be able to do, and their level of competance, experience and so on.  There are a set number of additional options for your users, it depends entirely on what you would like them to be able to do, and their level of competance, experience and so on. 
  
-The start page is the screen the system will open up first when logged in to. In most cases we suggest the summary screen, but some prefer the chart view. +**User is readonly** = As it says on the tin. If this box is ticked the user will not be able to make any changes to the system.  
 + 
 +**User can change prices** = Ticking this box enables the user to alter prices. 
 + 
 +**Default Label** = This is for label printers. 
 + 
 +**Default Web User** = Do not tick this unless setting up a web user 
 + 
 +**Start Page** = The start page is the screen the system will open up first when logged into. In most case, we suggest the summary screen but some prefer the chart view.
  
-The default web user will be the web agent you have set up previously. 
  
 Click insert. Click insert.
holray/maintain_users.1644847756.txt.gz · Last modified: 2022/02/14 14:09 by rachel